sadsad x
asdasd
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 

 

Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası

Doküman Bilgileri

Doküman Adı:

Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası

Doküman No:

001

Doküman İçeriği:

Bu politikanın amacı, Akademi Turizm ve Organizasyon Ticaret A.Ş. tarafından, Kişisel Verilerin saklanması, imha edilmesi ve anonimleştirmesine yönelik esasları belirlemektir.

Yayınlanma Tarihi:

­­01/01/2019

Versiyon No:

1

Referans / Gerekçe

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

 

 

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA, İMHA VE ANONİMLEŞTİRME POLİTİKASI

 

I.            KAPSAM

  1. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”); TAMER TANCA MAĞAZACILIK SANAYİİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“Şirket”)
  2. Kişisel Verileri işlediği herhangi bir sürece dâhil olan tüm departmanlarını, çalışanlarını ve üçüncü tarafları kapsamaktadır.
  3. İşbu Politika; Şirket’in Kişisel Veriler üzerinde uygulayacağı tüm imha faaliyetlerini kapsayacak olup, her türlü imha gereksinimi sonucunda uygulanacaktır.
  4. İşbu Politika Kişisel Veri olmayan veriler hakkında uygulanmayacaktır.
  5. Konuyla alakalı yeni mevzuatın belirlenmesi veya ilgili mevzuatın güncellenmesi durumunda, Şirket Politikası’nı ilgili mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyerek mevzuat gerekliliklerine uyacaktır.
  6. İşbu Politika’nın Şirket tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olduğuna kanaat getirildiği durumlarda, Şirket’in uygulayacağı adımları gerek görülmesi durumunda yeniden belirleyebilecektir.

 

II.            TANIMLAR

Kanun

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.

Yönetmelik

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’tir.

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.

Kurum

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’dur

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin bulunduğu her türlü ortama verilen addır.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye (‘İlgili Kişi”) ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Kimliği belirlenebilir gerçek kişi fiziksel, fizyolojik, mental, ekonomik, kültürel veya sosyal kimliği ile ilişkili faktörler yahut bir kimlik numarası aracılığıyla tespit edilebilir tüm gerçek kişilerdir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kanun madde 3(1)(e) uyarınca, Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi Kişisel Veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

Kişisel Veri İşleme Envanteri

Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları Kişisel Verileri işleme faaliyetlerini; Kişisel Verileri işleme amaçlarını, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve detaylandırdıkları envanterdir.

İmha

Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

Periyodik İmha

Kanunda yer alan Kişisel Verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir.

İlgili Kişi

Kişisel Verisi işlenen gerçek kişidir.

Sicil

Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilidir.

Politika

Şirket’in Kişisel Verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptığı Kişisel Veri saklama ve imha politikasıdır.

Anonimleştirme Rehberi

Kurum sitesinde yayımlanmış Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehber’i ifade etmektedir.

Veri Güvenliği Rehberi

Kurum sitesinde yayımlanmış Kişisel Veri Güvenliği Rehberi’ni ifade etmektedir.

Veri Kayıt Sistemi

Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

Veri Sorumlusu

Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

Alıcı Grubu

Veri sorumlusu tarafından Kişisel Verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.

İlgili Kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda Kişisel Verileri işleyen kişilerdir.

Kişisel Verilerin Korunması Politikası içerisinde bulunan tanımlar işbu Politika için de geçerlidir.

 

III.            AMAÇ VE KAPSAM

İşbu Politika, Kanunun 7.maddesi uyarınca oluşturulan Yönetmelik içerisinde yer alan Kişisel Verilerin silinmesinden, yok edilmesinden veya anonimleştirilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiler hakkında uygulanacak ve Şirket ile Şirket’in sözleşmesel olarak sorumlu kıldığı üçüncü kişiler tarafından uyulması gereken esasları belirleyecektir.

 

Yönetmelik uyarınca Şirket, Sicile kayıt yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusu olarak, uhdesinde bulunan Kişisel Verileri Kişisel Veri İşleme Envanterine uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde silmek, yok etmek ya da anonim hale getirmek için bir Politika hazırlamak ve bu Politikaya uygun hareket etmek ile yükümlüdür. Bu kapsamda Şirket, sayılan yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işbu Politika’yı hazırlamıştır.

Kişisel Verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:

  1. a) Kanunun 4 üncü maddesindeki genel ilkelere ve Yönetmelik’in 7. maddesindeki ilkelere uyulacaktır.
  2. b) Şirket, işbu Politikayı hazırlamış olmanın tek başına Kişisel Verilerin Yönetmelik, Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak silindiği, yok edildiği veya anonim hale getirildiği anlamına gelmeyeceğini kabul etmektedir.
  3. c) Şirket, Kişisel Verileri saklarken yahut silerken, yok ederken veya anonim hale getirirken, Kanunun 12. maddesinde yer alan güvenlik tedbirlerine, ilgili mevzuatta yer alan hükümlere, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun alacağı kararlara ve Politikaya uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
  4. d) Şirket, bünyesinde bulundurduğu Kişisel Verilerin amacı tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi sırasında İşbu Politika ‘ya ve Politika ’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.

 

IV.            KAYIT ORTAMLARI

Şirket, işbu Politika ile Kişisel Veri içeren ve aşağıda sayılmış olan ortamlar ve bunlara ek olarak ortaya çıkabilecek diğer ortamlardaki Kişisel Verileri Politikanın kapsamına dahil etmeyi kabul eder.

  1. Şirket adına kullanılan bilgisayarlar/sunucular
  2. Ağ cihazları,
  3. Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri
  • Bulut sistemleri,
  1. Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları,
  2. Kâğıt,
  3. Mikro fiş,
  4. Yazıcı, Parmak izi okuyucu gibi çevre birimler,
  5. Manyetik bantlar,
  6. Optik diskler,
  7. Flash hafızalar.

 

V.            KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN DURUMLAR

Aşağıda belirtilen kapsamda bir ihlal olması durumunda Potansiyel Güvenlik ihlal durumu kabul edilerek Şirket tarafından aksiyon alınacaktır. Şirket, Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

 

  1. Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Durumlar

Şirket; (i) kanunlarda açıkça öngörülmesi, (ii) hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için zorunlu olması (iii) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde Kişisel Verileri mevzuata uygun olarak saklamakla yükümlüdür. Şirket ayrıca; (i) açık rıza alınması, (ii) Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde yer verilen istisnaların bulunması durumunda Kişisel Verileri saklama hakkını haizdir.

 

  1. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Durumlar
  2. Kanun’a Aykırılık

Şirket, Kişisel Verileri Kanun’da belirtildiği şekle aykırı olarak işlemeyeceğini taahhüt eder.

Şirket, Kanun’un 5 ve 6. maddelerindeki Kişisel Verilerin ve özel nitelikli Kişisel Verilerin işlenmesi şartlarındaki istisnalar mevcut olmadığı sürece;

  1. Kanun’da belirtilen istisnalar dışında açık rızasını almadığı kişilerin Kişisel Verilerini saklamaz.
  2. Şirket, özel nitelikli Kişisel Verileri sakladığı durumlarda, verileri ilgili mevzuata bağlı kalarak Şirket bünyesindeki KVKK Yöneticisi’nin bilgisi dâhilinde işler. Bu kapsamda Kanun’un 6(4) maddesi kapsamında Kurul tarafından belirlenmiş ya da belirlenecek tedbirleri alır.

 

  1. Veri İşleme Şartlarının Ortadan Kalkması

Şirket, veri işlenme şartlarının güncelliğinden sorumludur ve bu sorumluluğunu tüm çalışanları ile paylaşır.

Çalışanlar, veri işlenme şartlarının tamamının ortadan kalktığı durumlarda veri işlemeye devam edemez. Şirket bünyesindeki Bilgi Teknolojileri Bölümü, şartların ortadan kalktığı Kişisel Verileri işbu Politika’ya uygun bir şekilde silmek, yok etmek ya da anonimleştirmekle yükümlüdür.

Şirket aşağıda listelenen ve Yönetmelik içinde de belirtilen ilgili durumlarda veri işlenme şartlarının ortadan kalktığını kabul eder:

  1. Kişisel Verileri işlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması,
  2. Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
  3. Kişisel Verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
  4. Kişisel Verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,
  5. Kişisel Verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  6. İlgili kişinin, Kanunun 11 inci maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde Kişisel Verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı usule uygun başvuru yapması,
  7. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından Kişisel Verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  8. Kişisel Verilerin saklanmasını gerektiren azami süre geçmiş olmasına rağmen, Kişisel Verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

 

VI.            KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, İŞLENMESİ VE İMHASI İÇİN ALINAN TEDBİRLER

 

Şirket, Kişisel Verilerin hukuka uygun şekilde saklanması, işlenmesi ve erişimini sağlamak için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetlerine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

 

a.    Teknik Tedbirler

Şirket tarafından Kişisel Verilerin hukuka aykırı saklanması, işlenmesi ve erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
  • İş birim bazlı belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak yetki matrisi oluşturulmuş, kişisel hesap yönetimi sistemi kurulmuş ve şifreleme sistemleri aktive edilmiştir.
  • Bu kapsamda virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılım ve donanımlar kurulmakta, log kayıtları tutulmakta, düzenli yedeklemeler yapılmaktadır.
  • Ağ güvenliğini sağlamak için gerekli yazılım ve donanım kurulmakta, yetki kontrolleri ve sızma testleri 6 aylık aralıklarla gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda güvenlik duvarları ve saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
  • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği Şirket bünyesindeki KVKK Komitesi’ne raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
  • Açık rıza alınmayan ve kanuni istisnalar arasına girmeyen veriler maskelenerek kullanılmaktadır
  • Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmekte ve bu kişiler kurulmuş olan Şirket bünyesindeki KVKK Komitesi’nin daimi üyesi yapılmaktadır.

 

b.   İdari Tedbirler

Şirket tarafından Kişisel Verilerin hukuka aykırı saklanması, işlenmesi ve erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Şirket çalışanlarına Kişisel Verileri Koruma mevzuatı kapsamında bilgilendirmiş ve bu konuda gerekli eğitimlerden geçirmiştir. Eğitimler kapsamında, çalışanlara rolleri ve sorumlulukları anlatılmış, “yasaklanmadıkça her şey serbest” değil “izin verilmedikçe her şey yasak” prensibi hakkında bilgilendirme yapılmıştır. Çalışanlar ile, öğrendikleri Kişisel Verileri ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı, işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda gizlilik sözleşmesi imzalanarak Kişisel Verilerin Korunması adına gerekli taahhütler alınmıştır. Bu kapsamda İş Sözleşmeleri ve disiplin yönetmeliklere Kanun’a uygun hükümler eklenmiştir. Şirket içi organizasyonlarında, bu taahhütlere ve sair gizlilik yükümlülüklerine uyulmaması durumunda işletilecek disiplin süreçlerini hazırlamıştır.
  • Şirket çalışanlarını 6 aylık aralıklarla bilgilendirmeye devam edeceğini ve bilgilerini güncel tutacağını taahhüt etmektedir.
  • Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine bildirim yapılabilmesi için gerekli hazırlıklarını tamamlamıştır.
  • İş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde Kişisel Verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmış ve uygulanmaktadır.
  • Şirket tarafından Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; Kişisel Verilerin aktarıldığı kişilerin, Kişisel Verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
  • Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha konularında işbu Politika kapsamında gerekli düzenlemeleri yapmıştır
  • Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlanmış ve Kişisel Verilerin işlenmesi, muhafazası ve aktarılmasına ilişkin sözleşmelerde gerekli hükümlere yer vermiş,
  • Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler için gerekli hazırlıklar yapılmıştır. Risk Analizleri gerçekleştirilerek gerekli önlemler alınmıştır.
  • İhlal durumunda kurumsal iletişim prosedürleri ve bilgilendirme süreçleri işbu Politika ’da belirleniştir.

c.       Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

  • Şirket, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde oluşturduğu Şirket bünyesindeki KVKK Komitesi aracılığı ile gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

 

VII.            KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ BİR ŞEKİLDE İFŞASI

Şirket Kanun’da, ilgili mevzuatta ve işbu Politikada yer verilen Veri güvenliği yükümlülüklerinin ihlali durumlarında izlenecek prosedürü işbu Politika kapsamında düzenlemiştir.

 

  1. Şirket Bünyesinde Gerçekleşen İhlaller

Bir Şirket çalışanı herhangi bir ihlal tespit etmesi veya olası bir ihlalle karşılaşması durumunda ilgili departman sorumlusunu durumdan derhal haberdar eder, ihlalin nasıl farkına varıldığı ve nereden kaynaklandığı konusunda departman sorumlusunu bilgilendirir. Departman sorumlusu ihlali devam ediyorsa durdurmak ve sona ermişse boyutunu tespit etmek adına ilk önlemleri alır ve Şirket bünyesindeki KVKK Komitesi başkanını durumdan haberdar eder. Başkan, ihlal karşısında önlem alması için IT departmanından destek alır ve hukuk departmanı ile iletişime geçer. Başkan, Şirket bünyesindeki KVKK Komitesi’ni ihlalin tespitini takip eden 24 saat içerisinde toplar; ihlalin boyutu, kapsamı ve sonuçlarını raporlayarak Yönetim Kurulu ve Kurum ile paylaşır. 

 

  1. Üçüncü Kişiler Bünyesinde Gerçekleşen İhlaller

Şirket KVKK Komitesi Başkanı, Şirket’in çalıştığı üçüncü bir kişinin herhangi bir ihlal tespit etmesi veya olası bir ihlalle karşılaşması durumunda, haber verilmesini takip eden 12 saat içerisinde hukuk departmanı ve gerekiyorsa IT departmanı ile iletişime geçer. Başkan, Şirket bünyesindeki KVKK Komitesi’ni haber verilmesini takip eden 24 saat içerisinde toplar; ihlalin boyutu, kapsamı ve sonuçları hakkında karşı taraftan elde ettiği bilgileri raporlayarak Yönetim Kurulu ve Kurum ile paylaşır. 

 

VIII.            KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

 

Kişisel Verilerin imhası, verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi şeklinde üç farklı şekilde sağlanabilir. İmha işlemindeki amaç, kalan veriler ile gerçek kişiye ulaşabilmenin mümkün olmamasıdır. Şirket, Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

 

  1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen Kişisel Verilerin silinmesi; söz konusu Kişisel Verilerin İlgili Kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Veri sorumlusu, ilgili politika ve prosedürlerinde Kişisel Verilerin silinmiş sayılması için Yönetmelik madde 7(3)’te belirtilen koşulların nasıl sağlandığını açıklar. Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin silinmesi;

  • Tarama yoluyla veya sayısallaştırılmadan elektronik ortama aktarılan kağıt halindeki gerekli olmayan Kişisel Verilerin anonimleştirilmesi yoluyla gerçekleştirilme işlemi, Şirket’in verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda yapılır ve Şirket, Kişisel Verileri sildiği durumlarda, verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirir. Şirket, bu işlemi yaparken verilerin hiçbir kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti eder. Bu garanti, Şirket’in sorumluluğu altındadır.

 

Belirtilen silme yöntemleri, Yönetmelik’e bağlı olup ilgili durumlarda güncellenmesi Şirket’in sorumluluğundadır.

 

  1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

 

Yok etme işlemi, Şirket’in verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır ve Şirket bu verileri erişilemeyecek, tekrar kullanılamayacak ve tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür. Bu işlemler sırasında Şirket çalışanları ve ilgili departmanlar Şirket bünyesindeki KVKK Komitesi’ne yok edilecek ilgili verileri bildirmekle yükümlüdür, sonrasında ise Şirket gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

 

  1. Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

 

Anonim hale getirme işlemi, Şirket’in Kişisel Verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel Verilerin anonimleştirilmesi Şirket içerisinde veri sahibi iş biriminin görevidir. Veri sahibi iş birimi, verilerin yok edilmesi için denetimi kendisi tarafından yapılmak kaydıyla Şirket’in farklı departmanlarından destek alabilir.

Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Şirket, işbu Politika kapsamında belirtilen yöntemleri kullanılabilir. Uygulanacak yöntemin doğruluğundan emin olunamadığı durumlarda Şirket bünyesindeki KVKK Komitesi’ne danışılmalıdır.

 

IX.            KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ

 

Kişisel Verilerin imhası için Şirket, imha sırasında kullanılabilecek tüm yöntemleri İşbu Politika’da tanımlar. Veri sahibi iş birimi, İşbu Politika içerisindeki uygun yöntemi uygun duruma göre belirleyerek uygulamakla yükümlüdür.

 

  1. Silme

Kişisel Verilerin silinmesi sırasında Şirket çalışanları aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek silme işlemini gerçekleştirir:

 

  1. Bulut Sistemleri

Bulut sisteminde bulunan veriler silme komutu verilerek silinir. Şirket, anılan işlemi gerçekleştirilirken İlgili Kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına dikkat eder.

 

  1. Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler

Kağıt ortamında bulunan Kişisel Veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki Kişisel Verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak İlgili Kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

 

  1. Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları

Dosya işletim sistemindeki silme komutu ile silinir veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde İlgili Kullanıcının erişim hakları kaldırılır. Anılan işlem gerçekleştirilirken İlgili Kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

 

  1. Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarındaki Kişisel Veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinir.

 

  1. Veri Tabanları

Kişisel Verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken İlgili Kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

 

  1. Yok Etme

Kişisel Verilerin yok edilmesi sırasında Şirket çalışanları, aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek yok etme işlemini gerçekleştirir:

 

  1. Üzerine Yazma

Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine yazılımlarla en az 8 kez 0 ve 1’lerden oluşan rassal veriler yazılarak eski verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

 

  1. Manyetize Etme

Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime sokularak üzerindeki verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

 

  1. Fiziksel Yok Etme

Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme, öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir.

 

  1. Bulut Sistemleri

Bulut sistemleri üzerinde tutulan Kişisel Verilerin yok etme bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından Kişisel Verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının imha edilmesi işlemidir.

 

  1. Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan ve Kişisel Verileri barındıran, mevcut ise iç ünite, mevcut değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak yapılması gereken yok etme işlemidir. Bu tip yok etme işlemlerinin, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur.

 

  1. Kağıt ve Mikrofiş Ortamlarında Yer Alan Kişisel Verilerin yok edilmesi

Söz konusu ortamlardaki Kişisel Veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan ana ortam yok edilir. Bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünür.

Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan Kişisel Verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre yukarıda belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.

 

  1. Anonimleştirme

Anonimleştirme işleminin uygulanması sonucunda elde edilen veriler ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engeller veya bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybeder.

Şirket, bir Kişisel Verinin silinmesi ya da yok edilmesi yerine anonim hale getirilmesine karar vermesi durumunda için aşağıdaki şartları yerine getirir:

  • Anonim hale getirilmiş veri kümesinin bir başka veri kümesiyle birleştirilerek anonimliğin bozulamaması,
  • Bir ya da birden fazla değerin bir kaydı tekil hale getirebilecek şekilde anlamlı bir bütün oluşturulmaması,
  • Anonim hale getirilmiş veri kümesindeki değerlerin birleşip bir varsayım veya sonuç üretebilir hale gelmemesi.

 

Yukarıda sayılan riskler sebebiyle Şirket, anonim hale getirdiği veri kümeleri üzerinde düzenli kontroller yapar ve anonimliğin korunduğundan emin olur.

Aşağıda belirtilen anonim hale getirme yöntemleri uygulanırken Şirket tarafından verinin niteliği, büyüklüğü, fiziki ortamlarda bulunma yapısı, çeşitliliği, sağlanmak istenen fayda / işleme amacı, işleme sıklığı, aktarılacağı tarafın güvenilirliği, anonim hale getirilmesi için harcanacak çabanın anlamlı olması, anonimliğinin bozulması halinde ortaya çıkabilecek zararın büyüklüğü, etki alanı, dağıtıklık/merkezilik oranı, Kullanıcıların ilgili veriye erişim yetki kontrolü, anonimliği bozacak bir saldırı kurgulanması ve hayata geçirilmesi için harcanacak çabanın anlamlı olması ihtimalini dikkate alınır.

Bir veriyi anonim hale getiren Şirket, Kişisel Veriyi aktardığı diğer kurum ve kuruluşların bünyesinde olduğu bilinen ya da kamuya açık bilgilerin kullanılması ile söz konusu verinin yeniden bir kişiyi tanımlar nitelikte olup olmadığını, yapacağı sözleşmelerle ve risk analizleriyle kontrol eder.

Kişisel Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Şirket çalışanları aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek anonimleştirme işlemini gerçekleştirir:

 

  1. Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

                   

Değer düzensizliği sağlamayan yöntemlerde veri kümesinin sahip olduğu değerlerde bir değişiklik ya da ekleme, çıkartma işlemi uygulanmaz, bunun yerine kümede yer alan satır veya sütunların bütününde değişiklikler yapılır

 

  1. Değişkenleri Çıkartma

Değişkenlerden birinin veya birkaçının tablodan bütünüyle silinerek çıkartılmasıyla sağlanan bir anonim hale getirme yöntemidir. Böyle bir durumda tablodaki bütün sütun tamamıyla kaldırılacaktır.

 

  1. Kayıtları Çıkartma

Bu yöntemde ise veri kümesinde yer alan tekillik ihtiva eden bir satırın çıkartılması ile anonimlik kuvvetlendirilir ve veri kümesine dair varsayımlar üretebilme ihtimali düşürülür

 

  • Bölgesel Gizleme

Bölgesel gizleme yönteminde de amaç veri kümesini daha güvenli hale getirmek ve tahmin edilebilirlik riskini azaltmaktır. Belli bir kayda ait değerlerin yarattığı kombinasyon çok az görülebilir bir durum yaratıyorsa ve bu durum o kişinin ilgili toplulukta ayırt edilebilir hale gelmesine yüksek olasılıkla sebep olabilecekse istisnai durumu yaratan değer “bilinmiyor” olarak değiştirilir.

 

  1. Genelleştirme

İlgili Kişisel Veriyi özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemidir. Genelleştirme işlemi sonucunda elde edilen yeni değerler gerçek bir kişiye erişmeyi imkansız hale getiren bir gruba ait toplam değerler veya istatistikleri gösterir.

 

  1. Alt ve Üst Sınır Kodlama

Alt ve üst sınır kodlama yöntemi belli bir değişken için bir kategori tanımlayarak bu kategorinin yarattığı gruplama içinde kalan değerleri birleştirerek elde edilir. Genellikle belli bir değişkendeki değerlerin düşük veya yüksek olanları bir araya toplanır ve bu değerlere yeni bir tanımlama yapılarak ilerlenir.

 

  1. Global Kodlama

Global kodlama yöntemi alt ve üst sınır kodlamanın uygulanması mümkün olmayan, sayısal değerler içermeyen veya numerik olarak sıralanamayan değerlere sahip veri kümelerinde kullanılan bir gruplama yöntemidir. Genelde belli değerlerin öbeklenerek tahmin ve varsayımlar yürütmeyi kolaylaştırdığı hallerde kullanılır. Seçilen değerler için ortak ve yeni bir grup oluşturularak veri kümesindeki tüm kayıtlar bu yeni tanım ile değiştirilir.

 

  • Örnekleme

Örnekleme yönteminde bütün veri kümesi yerine, kümeden alınan bir alt küme açıklanır veya paylaşılır. Böylelikle bütün veri kümesinin içinde yer aldığı bilinen bir kişinin açıklanan ya da paylaşılan örnek alt küme içinde yer alıp almadığı bilinmediği için kişilere dair isabetli tahmin üretme riski düşürülmüş olur. Örnekleme yapılacak alt kümenin belirlenmesinde basit istatistik metotları kullanılır.

 

  1. Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

 

Değer düzensizliği sağlayan yöntemlerle yukarıda bahsedilen yöntemlerden farklı olarak; mevcut değerler değiştirilerek veri kümesinin değerlerinde bozulma yaratılır. Bu durumda kayıtların taşıdığı değerler değişmekte olduğundan veri kümesinden elde edilmesi planlanan faydanın doğru hesaplanması gerekmektedir. Veri kümesindeki değerler değişiyor olsa bile toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak hala veriden fayda sağlanmaya devam edilebilir.

 

  1. Mikro Birleştirme

Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Böylece o değişkenin tüm veri kümesi için geçerli olan ortalama değeri de değişmeyecektir.

 

  1. Veri Değiş Tokuşu

Veri değiş tokuşu yöntemi, kayıtlar içinden seçilen çiftlerin arasındaki bir değişken alt kümeye ait değerlerin değiş tokuş edilmesiyle elde edilen kayıt değişiklikleridir. Bu yöntem temel olarak kategorize edilebilen değişkenler için kullanılmaktadır ve ana fikir değişkenlerin değerlerini bireylere ait kayıtlar arasında değiştirerek veri tabanının dönüştürülmesidir.

 

  • Gürültü Ekleme

Bu yöntem ile seçilen bir değişkende belirlenen ölçüde bozulmalar sağlamak için ekleme ve çıkarmalar yapılır. Bu yöntem çoğunlukla sayısal değer içeren veri kümelerinde uygulanır. Bozulma her değerde eşit ölçüde uygulanır.

 

  1. Anonim Hale Getirmeyi Kuvvetlendirici İstatistik Yöntemler

Anonim hale getirilmiş veri kümelerinde kayıtlardaki bazı değerlerin tekil senaryolarla bir araya gelmesi sonucunda, kayıtlardaki kişilerin kimliklerinin tespit edilmesi veya Kişisel Verilerine dair varsayımların türetilebilmesi ihtimali ortaya çıkabilmektedir. Bu sebeple anonim hale getirilmiş veri kümelerinde çeşitli istatistiksel yöntemler kullanılarak veri kümesi içindeki kayıtların tekilliğini minimuma indirerek anonimlik güçlendirilebilmektedir.

Bu yöntemlerdeki temel amaç, anonimliğin bozulması riskini en aza indirerek veri kümesinden sağlanacak faydayı da belli bir seviyede tutabilmektir.

 

  1. K-Anonimlik

K-anonimlik, bir veri kümesindeki belirli alanlarla, birden fazla kişinin tanımlanmasını sağlayarak, belli kombinasyonlarda tekil özellikler gösteren kişilere özgü bilgilerin açığa çıkmasını engellemek için geliştirilmiştir. Bir veri kümesindeki değişkenlerden bazılarının bir araya getirilerek oluşturulan kombinasyonlara ait birden fazla kayıt bulunması halinde, bu kombinasyona denk gelen kişilerin kimliklerinin saptanabilmesi olasılığı azalmaktadır.

 

  1. L-Çeşitlilik

K-anonimliğin eksikleri üzerinden yürütülen çalışmalar ile oluşan L-çeşitlilik yöntemi aynı değişken kombinasyonlarına denk gelen hassas değişkenlerin oluşturduğu çeşitliliği dikkate almaktadır.

 

  • T-Yakınlık

Kişisel Verilerin, değerlerin kendi içlerinde birbirlerine yakınlık derecelerinin hesaplanması ve veri kümesinin bu yakınlık derecelerine göre alt sınıflara ayrılarak anonim hale getirilmesi sürecine T-yakınlık yöntemi denmektedir

 

X.            SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

  1. Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri

Yasal saklama ve imha sürelerini dolduran fiziksel ve dijital veriler, periyodik olarak imha edilir. Şirket, Kişisel Verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, Kişisel Verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha, tüm Kişisel Veriler için 6 aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Periyodik imha sırasında baz alınacak yasal saklama ve imha süreleri, Akademi Turizm ve Organizasyon Ticaret A.Ş. Kişisel Veri İşleme Envanteri’nde ve işbu Politika Ek-1’de belirlenmiştir. Şirket, Yönetmelik madde 11(4) kapsamında Kurul’un süreleri kısaltması durumunda, yeni sürelere uyum sağlayacağını taahhüt eder.

Silinen, yok edilen ve anonim hale getirilen verilere ilişkin işlemlerin diğer hukuki yükümlülüklerden ari en az 6 ay süre ile saklanır. Şirket’in diğer hukuki yükümlülüklerden kaynaklanan Kişisel Veri saklama hakları saklıdır.

 

  1. Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda Silme ve Yok Etme Süreci

Veri sahiplerinin Şirket’e başvurarak kendisine ait Kişisel Verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiği durumlarda Şirket, Kişisel Verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili aksiyonları alır.

Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu Kişisel Verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Şirket, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan Kişisel Veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Şirket ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

 

XI.            SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALACAK KİŞİLERİN BİLGİLERİ

Şirket kendi bünyesinde, işbu Politika ve bu Politika ile ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere Şirket Yönetim Kurulu kararı gereğince “Veri Güvenliği Yönetici” atanmıştır. Bu yöneticinin görevleri aşağıda belirtilmektedir.

  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak.
  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak.
  • Kanun ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve yapılması gerekenleri Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak.
  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda Şirket içerisinde ve Şirket’in işbirliği içerisinde olduğu kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak.
  • Şirketin Kişisel Veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini Yönetim Kurulu’nun onayını sunmak.
  • Kişisel Verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve icra edilmesini sağlamak.
  • Kişisel Veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak.
  • Kişisel Veri sahiplerinin; Kişisel Veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilenmelerini temin etmek üzere bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin icrasını koordine etmek.
  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikalardaki değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak.
  • Kişisel Verilerin Korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak Şirket içinde yapılması gerekenler konusunda Yönetim Kurulu’na tavsiyelerde bulunmak.
  • Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri koordine etmek.
  • Yönetim Kurulu’nun Kişisel Verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.

 

XII.            POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

  1. İlgili mevzuatta yapılacak her türlü resmi değişikliğin ardından bu değişiklerle uyumlu olacak şekilde Şirket tarafından İşbu Politika’da değişiklik yapılabilir.
  2. Şirket, Politika üzerinde yapılan değişiklikleri ve incelenebilecek şekilde güncellenen Politika’yı eposta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal intranet üzerinden çalışanlarının erişimine sunacaktır.

 

XIII.            POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ

İşbu Politika 01.01.2019 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

 

T-Soft E-Ticaret Sistemleriyle Hazırlanmıştır.